ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Usar su tiempo en forma eficaz exige disciplina y práctica. El siguiente proceso de seis pasos puede ayudarle a aprovechar al máximo las horas que tiene disponibles cada semana para trabajar:

1. Identifique y priorice sus metas: ¿Cuáles son los objetivos prácticos más importantes? ¿Qué tareas necesita realizar para lograr esos objetivos? ¿Cuánto tiempo debería emplear en esas tareas?
   
2. Divida las metas en tareas manejables: ¿Qué actividades necesita realizar para alcanzar cada una de sus metas? ¿Cuánto tiempo estima que requerirán las diversas tareas?
   
3. Analice cómo ocupa su tiempo: con frecuencia, los gerentes piensan que están usando su tiempo para cumplir con tareas vitales. Pero en la realidad, están empleando tiempo en actividades que no les permiten alcanzar objetivos de alta prioridad. Por ejemplo, desperdician horas cada día respondiendo correos electrónicos en lugar de planear una estrategia a largo plazo para su departamento o ayudar a sus subordinados directos a mejorar sus destrezas. Para usar su tiempo en forma más eficaz, necesita resolver cómo en realidad está empleando su tiempo y compararlo con la forma en que debería distribuirlo. Luego, necesita identificar las formas de corregir las prácticas poco eficaces de administrar el tiempo.
   
4. Reconozca y derrote las actividades que hacen perder tiempo: ciertas prácticas, como postergar, asumir los problemas de los subordinados directos y pasar con frecuencia de una tarea a otra se conocen por consumir el tiempo que se podría emplear de mejor forma en otras actividades. Al comprender y prever estas actividades que hacen perder tiempo, tiene más posibilidades de evitarlas o reemplazarlas por mejores prácticas.
   
5. Programe su tiempo con mayor eficacia: una vez que sabe cuáles son sus metas, cómo está realmente empleando su tiempo y de cuáles prácticas poco eficaces es víctima, puede comenzar a cambiar la forma en que programa su tiempo. Esto incluye utilizar herramientas para la administración del tiempo en forma más eficaz. También significa crear programas que favorezcan sus prioridades. Y significa asignar tiempo para resolver problemas inesperados y aprovechar las oportunidades no planeadas.
   
6. Monitoree y mejore las estrategias de administración del tiempo: Una vez que haya definido un horario, póngalo en práctica. Monitoree lo que sucede, identifique problemas y ajuste sus estrategias de administración del tiempo, de modo que mejore constantemente la forma en que lo está usando.